Kako optimizirati Outlook ulaznu poštu u 5 jednostavnih koraka

Pretrpana pristigla pošta je loša vijest. Nije samo teško pronaći važne e-adrese, već ćete svakodnevno dobivati ​​sve manje motiva za otvaranje aplikacije Mail. Što možete učiniti da izbjegnete nered u porukama? Jednostavno optimizirajte svoju pristiglu poštu programa Outlook pomoću 5 jednostavnih koraka u nastavku.

Ako ste se ikad osjećali nelagodno gledajući dolazne e-poruke, ovaj je članak za vas. Prestanite puštati e-poštu da se nakuplja i obasipa vas obavijestima jednostavnom optimizacijom pristigle pošte. Ne morate stalno nadzirati poštu i satima neprestano pokušavati sve očistiti. Samo pogledajte ovih 5 jednostavnih koraka u programu Outlook za Microsoft 365 i neka se sve sredi za vas.

Bilješka : Većina ovih značajki odnosi se na Outlook za Microsoft 365 / Office 365. Međutim, neke od njih dostupne su i putem Microsoftove usluge e-pošte Outlook.com.

Optimizirajte svoju pristiglu poštu u Outlook u 5 jednostavnih koraka

Pogledajmo kako možete postati Outlook profesionalac u organizaciji svoje pošte i konačno postići onu pristiglu poštu s nula o kojoj ste sanjali.

1. Očistite brisanjem dupliciranih e-adresa

Jeste li znali da Outlook ima automatizirani alat za brisanje dupliciranih e-adresa? Sada da. Upotrijebite ovu značajku za brzo smanjivanje broja e-adresa koje trebate pregledavati svaki dan u samo nekoliko klikova.

1. Otvorite pristiglu poštu koju želite obrisati. Obavezno zadržite zadano Dom tab - možete provjeriti na kojoj se kartici nalazite gledajući sučelje zaglavlja vrpce.
2. Proširite Počistiti padajući izbornik, a zatim odaberite bilo koji Očisti mapu ili Očistite razgovor , ovisno o vašim potrebama.
   
   
3. Na zaslonu će se pojaviti upit. Potvrdite da želite izbrisati razgovor ili mapu i pogledajte kako se smanjuje broj nepročitanih e-adresa u vašoj pristigloj pošti.

Ono što je dobro kod značajke Čišćenje jest činjenica da se sve izbrisane stavke mogu vratiti na određeno vrijeme. Možete ih pronaći u Izbrisane stavke na bočnoj strani prozora programa Outlook.

2. Stvorite mape za e-poštu

Imati svaku svoju dolaznu poštu u jednoj mapi moglo bi vas zbuniti. Naravno, neželjena pošta se obično razvrstava u kategoriju neželjene pošte, ali sve ostalo ovisi o vama. Osobno preporučujem postavljanje nekih bitnih mapa i sortiranje dolazne pošte svaki dan.

Slijedeći Obavljati stvari ® ili GTD ® metodologijom organiziranja zadataka, lako možete poboljšati produktivnost s programom Outlook. Prvo biste trebali stvoriti tri različite mape:

• Pristigla pošta (zadano) - Ostavite važne e-adrese u svojoj zadanoj pristigloj pošti. To bi trebale biti poruke na koje možete odmah odgovoriti ili im trebate hitno pristupiti.
• Napraviti - Povucite nehitne e-adrese u ovu mapu. Spremnike možete održavati čistima i težiti tim porukama kasnije tijekom dana.
• Pratiti - Premjestite e-poštu u ovu mapu koju ste stavili na čekanje, na primjer odgovore na koje čekate ili zadatke koje ste odgodili.
• Podsjetnici - Za neke e-adrese uopće ne morate odgovoriti. Držite ih u zasebnoj mapi kako biste se uvijek mogli osvrnuti i pronaći ih s lakoćom.

Bilješka : Da biste stvorili nove mape, jednostavno kliknite mapu pristigle pošte i odaberite Nova mapa. Ovdje samo upišite ime i pritisnite Enter.

Trebali biste započeti svaki dan sortiranjem e-pošte u ove kategorije, a zatim zakažite vrijeme koje će kasnije težiti vašoj mapi. Obavezno budite dosljedni ovome! Možete primati e-poruke tijekom dana.

Ako je potrebno, ne bojte se stvoriti više mapa, ovaj način treba prilagoditi samo vama i vama.

3. Upotrijebite prikaz zadataka

Jeste li znali da zadatke možete stvarati iz e-pošte? Kad god primite poruku koju želite pretvoriti u zadatak, jednostavno je povucite u ikonu popisa zadataka programa Outlook da biste otvorili čarobnjak za postavljanje zadataka. Ovdje svom zadatku možete dati ime, opis, pa čak i postaviti podsjetnik.

Ako postavite podsjetnik, zadaci će se pojaviti slično podsjetniku na sastanak u određeno vrijeme. To vam omogućuje da ostanete organizirani i s lakoćom izrađujete zadatke, izravno iz dolazne e-pošte.

4. Postavite pravila za automatsko sortiranje dolazne pošte

Pravila vam omogućuju automatsko premještanje, označavanje i odgovaranje na poruke e-pošte, što olakšava upravljanje Outlookom. Pravila možete koristiti za reprodukciju zvukova, premještanje poruka u mape ili automatsko prikazivanje upozorenja o novim stavkama.

Osobno smatram najkorisnijim pravilom mogućnost premještanja predmeta s određenog pošiljatelja ili s određenim ključnim riječima u retku predmeta u drugu mapu. To znači da će se, ako su ispunjeni određeni kriteriji, e-pošta premjestiti u navedeni pretinac bez da je morate dodirnuti.

Evo osnovnog vodiča o postavljanju pravila u programu Outlook.

1. Desnom tipkom miša kliknite poruku u pristigloj pošti ili drugoj mapi e-pošte i odaberite Pravila .
2. Odaberite jednu od opcija. Da biste pregledali više opcija, odaberite Stvori pravilo .
3. U Stvori pravilo dijaloškom okviru, odaberite jedan ili više od prva tri potvrdna okvira.
4. U Učinite sljedeće odjeljak, ako želite da pravilo premješta poruku u mapu, označite Premjesti stavku u mapu kutija.
5. Odaberite odredišnu mapu iz Odaberite Mapa dijalog koji se pojavi, a zatim kliknite u redu .
6. Klik u redu još jednom da spasim svoje pravilo.

5. Iskoristite kategorije

Kodiranje e-poštom u boji pomoći će vam da lako prepoznate i grupirate povezane stavke u programu Outlook. Možete odabrati jedan od zadanih kategorija ili stvoriti vlastiti, a zatim kategorije dodijeliti Outlook e-porukama.

Da biste dodijelili kategoriju boja iz okna za čitanje ili otvorene poruke, odaberite Kategorizirati od Oznake grupirajte na vrpci i odaberite kategoriju s popisa.

Završne misli

Ako želite pročitati više članaka povezanih s modernom tehnologijom, razmislite o pretplati na naš bilten. Redovito objavljujemo vodiče, vijesti i vodiče koji će vam pomoći u svakodnevnom tehnološkom životu.