Vjerojatno ste već čuli kako se baca riječ 'baza podataka'. Baza podataka velika je zbirka podataka koja korisnicima pomaže u organizaciji, prikazu, pretraživanju, preuzimanju i prikupljanju podataka. Ako imate bazu podataka, potrebni su vam odgovarajući alati i aplikacije kako biste s njom upravljali i izvukli maksimum iz nje. Savršeno rješenje je posebno za one koji rade u timskom okruženju i trebaju dijeliti podatke s drugim ljudima (korisnicima, programerima, recenzentima itd.) Microsoft Access, a koristeći našu pristupnu tablicu za pristup u trenu ćete postati profesionalac.
Olakšajte si posao upotrebom značajki i alata programa Access. Ako mislite da se dobro bavite organiziranjem informacija, Access će vas oduševiti. Kada izrađujete datoteku u programu Access, u osnovi stvarate datoteku koja sadrži različite dijelove baze podataka. Zatim svoju bazu podataka možete podijeliti na različite povezane dijelove kako bi upravljanje bilo lako i brzo. Ti se elementi nazivaju tablicama, upitima, obrascima, izvješćima itd.
Nakon što definirate sve te različite elemente, sve možete organizirati. To vam omogućuje da jasno dijelite i pružate informacije te gradite cijele projekte u jednoj datoteci. Bez obzira u koju svrhu, Access može pomoći vama ili vašem poslu da informacije budu jasne, sigurne i organizirane.
Cilj ovog varalica je upoznati ljude s radom novih generacija Accessa. Nije iznenađenje da je za takvu značajku prepuno vremena potrebno malo vremena da se savlada. Ovdje smo da vam pomognemo sa nekoliko savjeta i trikova za brzi početak rada s Accessom ili da osvježite pamćenje ako ste veteran Accessa.
- Savjet: Ako vaši prijatelji, kolege ili zaposlenici trebaju saznati više o Microsoft Accessu, nemojte se sramiti i podijelite ovaj članak! Znanje je snaga, a vi imate sposobnost pomoći drugima da uče dijeljenjem.
Kako se kretati vrpcom Microsoft Access
Sučelje s kojim radimo moglo bi zbuniti nove korisnike. Evo malo infografike o osnovnom sučelju Accessa temeljenom na Accessu 2016. Ako ste zbunjeni što su to različiti elementi, bez brige. Detaljnije ćemo proučiti vrpcu, tablice podataka, objekte i još mnogo toga kasnije u članku. Samo nastavi čitati!
Srećom za one koji već neko vrijeme rade s Officeovim aplikacijama, sučelje Accessa nije toliko nepoznato kao što biste mislili. Dobri prijatelji poput vrpce, trake Tell Me i alatne trake Quick Access vraćaju se da vam pomognu, dok podatkovni dio Accessa ostaje čist i lako čitljiv.
Uvod u sučelje vrpce
Vrpca je već duži niz godina glavni dio programa Office Suite kao što je Access. Prvi je put predstavljen još u Officeu 2007, dizajniran s ciljem lakše navigacije. Nikada nećete morati koristiti staromodne jelovnike s više razina podizbornika s vrpcom.
Izrazito vizualno sučelje pomaže vam da brzo pronađete alate koje znate i volite. Vrpca je vaš glavni način navigacije u programu Access, otvaranje mogućnosti formatiranja teksta, umetanja elemenata, implementacije funkcija, podešavanja baze podataka i još mnogo toga.
Za razliku od ranijih verzija Accessa, vrpca u novim izdanjima kao što su Access 2016 i Access 2019 ima ravniji, kompaktni dizajn koji omogućuje manje nereda na ekranu koji vas odvlači od posla. Ovo minimalističko sučelje daje Accessu moderan i moderan izgled koji ga razlikuje od konkurencije.
Mjesto alata i značajki otprilike je isto kao i prethodne verzije, pa ne biste trebali imati problema s pronalaženjem omiljenih naredbi. Ako se mučite, samo upotrijebite novu značajku Tell Me.
Radite brže s trakom Tell Me
Značajka 'Recite mi što želite učiniti' ili jednostavno 'Recite mi' želi donijeti alate nadohvat ruke čak i ako ne znate točno njihovo mjesto na vrpci. Prvi je put dodan većini aplikacija za Office 2016 i zaradio je i boravak u Officeu 2019. Možete ga koristiti tako da ga kliknete tik do posljednje kartice na vrpci ili pritisnete Alt + Q tipke na tipkovnici. Primijetit ćete da vam značajka omogućuje tipkanje - tada možete reći Accessu što želite učiniti.
Na temelju vašeg unosa Access će predložiti alate koji se odnose na ono što tražite. Na primjer, ako upišete imovinski list traka Tell Me automatski će prikazati opcije koje vam omogućuju stvaranje ili izmjenu lista svojstava, pa čak i predlaže druge alate povezane s listom.
Čak i ako se smatrate guruom za pristup, značajka Recite mi može vam pomoći da ubrzate posao. Nikada više nećete morati kopati po vrpci ili pretraživati na mreži u pokušaju da ikada pronađete značajku.
Upoznajte se s kulisom
Kada kliknete izbornik Datoteka u programu Access (i ostalim Officeovim programima), doći ćete u područje koje Microsoft naziva 'zakulisjem'. Ovdje umjesto da vidite karticu s naredbama poredanim u vrpci, dobit ćete prikaz na cijeloj stranici podataka i različitih osnovnih zadataka za otvaranje i spremanje datoteka, ispis i druge mogućnosti dijeljenja.
Uz to, pomoću izbornika Datoteka možete vidjeti informacije o trenutno otvorenoj datoteci. To znači vidjeti vrijeme stvaranja, posljednje izmjene, vlasnika, kao i veličinu datoteke i još mnogo toga. Također možete koristiti značajku Compact & Repair ili dodati zaštitu lozinkom kao vlasnik datoteke.
Definiranje objekata baze podataka u programu Access
Sad kad smo spustili osnovno sučelje, vrijeme je da se upoznamo s objektima baze podataka koje ćete raditi u programu Access. Ti su objekti ono što ćete vidjeti u navigacijskom oknu s lijeve strane kada započinju sačinjavati vaše projekte. Možete stvoriti objekte na kartici Stvaranje na vrpci i u bilo kojem trenutku u budućnosti ih mijenjati kako biste se prilagodili promjenama u vašoj bazi podataka. Kratko ćemo pregledati opcije vašeg objekta:
- Tablice pohranjuju povezane podatke u retke (zapisi) i stupce (polja). Oni funkcioniraju slično ćelijama u Excelu, vjerojatno čineći velik dio vaših projekata.
- Upiti pregledavaju, izračunavaju, sortiraju, filtriraju, mijenjaju i ispituju podatke pohranjene u vašim tablicama.
- Obrasci su prilagođeni zasloni koji vam omogućuju jednostavan unos novih podataka i prikaz već postojećih podataka u tablici.
- Izvješća prikazuju podatke iz tablice ili upita u tiskanom obliku, savršeni za pregled i provjeru pogrešaka.
- Makronaredbe su u stanju automatizirati ponavljajuće zadatke. Makronaredbu možete pokrenuti klikom na gumb ili pritiskom na tipku prečaca dodijeljenu makronaredbi.
- Moduli su skupine postupaka, napisani na jeziku Visual Basic i također korišteni za automatizaciju zadataka.
Vrste podataka polja
Postoji mnogo načina za rad s poljima u programu Access koji olakšavaju bavljenje različitim projektima. Na primjer, definiranje polja kao broja, a ne kao teksta omogućuje Accessu da vrši izračune s tim poljem.
Evo kratkog pregleda na različite vrste podataka možete unijeti i njihova ponašanja:
- Kratki tekst: pohranjuje najviše 255 znakova teksta i / ili brojeva.
- Dugi tekst: Pohranjuje tekst do 64 000 znakova.
- Broj: Pohranjuje brojeve i omogućuje izračun pomoću podatkovne ćelije.
- Datum / vrijeme: Pohranjuje datume i / ili vrijeme.
- Valuta: pohranjuje brojeve i simbole koji predstavljaju stvarne valute.
- AutoNumber: Automatski dodjeljuje jedinstveni broj za svaki zapis.
- Da / Ne: Pohranjuje vrijednost Da ili Ne.
- OLE objekt: pohranjuje objekte izrađene u drugim aplikacijama, poput Excel tablice, Word dokumenta ili PowerPoint grafike.
- Hiperveza: pohranjuje veze na koje se može kliknuti za otvaranje web stranica ili datoteka na mreži.
- Privitak: Omogućuje vam dodavanje datoteke ili slike u bazu podataka.
- Veliki broj: pohranjuje nenovčanu, numeričku vrijednost. (Dostupno samo u programu Access 2019.)
Počnite s predloškom
Uplaši li vas prazan dokument? Uz Access imate ogromnu biblioteku predloga koja je već ugrađena u aplikaciju koja će vam pomoći da započnete. To vam daje ogroman brzi početak rada na projektima bilo koje razmjere. U svakoj od ponuđenih kategorija možete pronaći više predložaka, što znači da je na raspolaganju velika raznolikost svaki put kada kreirate novi dokument. Čak i nakon odabira predloška, i dalje imate mnogo mogućnosti za potpuno uređivanje prilagodbe baze podataka nakon toga.
Uvijek napravite sigurnosnu kopiju baze podataka
Ovo je savjet čak i za veterane Accessa. Uvijek, i to ozbiljno mislimo, uvijek redovito stvarajte sigurnosne kopije svoje baze podataka. Nikad ne znate što se s vašim datotekama može dogoditi u budućnosti zbog neočekivanih okolnosti. Može vam biti spas ako imate dostupne sigurnosne kopije iz oblaka ili s drugog računala.
Korisni pristupni prečaci koje bi svi trebali znati
Da bismo završili ovaj varalica, odlučili smo uključiti neke od najkorisnijih tipkovničkih prečaca Access pomoću kojih možete ubrzati svoj posao:
- Možete brzo stvoriti novu bazu podataka pritiskom na Ctrl + N .
- Da biste dodali novi zapis u svoj podatkovni list ili obrazac, pritisnite Ctrl + znak Plus (+) na tipkovnici.
- Stranicu možete povećati i smanjiti pritiskom na tipku Z.
- Prebaci navigacijsko okno s F11 .
- Otvorite karticu Pronađi da biste pretraživali tablicu podataka ili obrazac pomoću Ctrl + F .
- Svoju bazu podataka možete brzo spremiti pomoću Ctrl + S .
Ako tražite softversku tvrtku kojoj možete vjerovati zbog njenog integriteta i poštene poslovne prakse, ne tražite dalje od -a. Mi smo certificirani partner Microsofta i tvrtka s akreditacijom BBB koja brine o tome da našim kupcima pruži pouzdano i zadovoljavajuće iskustvo u softverskim proizvodima koji su im potrebni. Bit ćemo s vama prije, tijekom i nakon svih prodaja. To je naše jamstvo od 360 stupnjeva softvera. Pa što čekaš? Nazovite nas danas +1 877 315 1713 ili pošaljite e-poštu na sales@softwarekeep.com. Isto tako, možete nas kontaktirati putem Live Chata.
